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與時俱進的機關、綜合檔案館及專業檔案工作

發表時間:2018-10-24信息来源:中国档案資訊网浏覽次數:

作者:陶一鳴 刘登庆等

來源:中國檔案報

2018-10-23 星期二

推进数字档案室建设 迈向机关档案工作新时代

陶一鳴

    今年是改革開放40周年,40年來機關檔案工作快速發展,日益成爲機關不可或缺的基礎性、支撐性工作。隨著信息時代的到來,機關檔案工作的管理範圍從紙質檔案擴展爲不同載體檔案,管理對象從檔案實體轉變爲檔案信息,管理層次從檔案目錄管理升級爲全文管理,機關檔案工作處在新的曆史節點上。

數字檔案室建設的啓動

    改革開放以來,信息技術得到了快速發展和廣泛應用,各行各業、各個領域全面開展信息化工作。隨著機關信息化建設的快速推進,數字檔案資源數量急劇增長,機關檔案信息化需求日益突出。爲滿足數字檔案資源有效管理和在線開發利用的需求,在電子文件形成機構與數字檔案館之間建立聯接紐帶,保障電子政務各系統電子文件有效收集和管理並爲數字檔案館移交規範、可靠的數字檔案資源。一些信息化發展較早的機關開始作出積極探索,頒布了電子文件管理規章,將電子文件納入歸檔範圍,並建立了應用系統進行收集歸檔,總結了不少寶貴經驗。2014年,國家檔案局發布《數字檔案室建設指南》(下稱《指南》),規範了數字檔案室定義,內容涵蓋了機關檔案信息化需要的網絡基礎設施、軟硬件基礎、安全保證等需求,提出應用系統的功能設置項目和要求,規範了各類電子文件、電子檔案命名規則、格式要求等。《指南》基本囊括了機關檔案信息化工作的主要內容,是機關檔案信息化工作的系統性、綜合性解決方案。數字檔案室要求整合機關各類檔案信息資源,打造本單位傳承有序、門類完整、內容全面的信息資源中心。在此基礎上,運用先進技術手段,對檔案信息資源進行有效管理、深層開發並提供利用,爲機關運轉、管理和決策提供可靠的檔案信息服務,進而成爲機關信息資源管理中心、開發中心和利用中心。

數字檔案室建設的成效

    《指南》發布後,各地區各部門積極開展數字檔案室建設。2015年,國家檔案局開展了數字檔案室建設試點工作,選取81家具有典型性和代表性的機關作爲試點單位。2016年10月,國家檔案局制定了《數字檔案室建設評價辦法》(下稱《評價辦法》),提出了具體的評價指標,爲數字檔案室建設評價提供支撐和依據。隨後按照《評價辦法》,國家檔案局堅持質量爲先、循序推進的原則,有序有力有效地推動數字檔案室建設,完成對海關總署等單位“全國示範數字檔案室”的評價工作,爲各地區各部門數字檔案室建設提供了範本。在試點單位中,中山市檔案局數字檔案室系統設計水平較高,管理規範,實現平台化建設,能較快在其他單位搭建推行;南京市建邺區檔案局申報的集中式數字檔案室,由區檔案局和區信息部門牽頭建設,區各直屬機關單位統一部署,建成後有利于全區檔案工作的統一管理、數據共享並節約經費;福建省公安廳數字檔案室實現了全省公安系統檔案信息化統一管理,在多個門類業務電子文件在線歸檔、低價值電子文件單軌管理方面成效明顯;浙江省公安廳數字檔案室實現了全省公安系統數字檔案資源集中存儲、備份和信息共享,開展了數字複制件文字識別工作,在服務機關、服務民生方面表現突出。

數字檔案室建設的發展

    在各級檔案行政管理部門推動下,越來越多的試點單位完成數字檔案室建設並提交評價申請,在試點單位的帶動下,越來越多的單位啓動數字檔案室建設,數字檔案室建設進入了新時期。《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》提出,明確各類辦公系統、業務系統産生的電子文件歸檔範圍和電子檔案的構成要求;加強對業務系統電子文件進行歸檔管理。《國家電子文件管理“十三五”規劃》將數字檔案室建設列爲一項重要工作任務。

    在這種形勢下,各相關部門都“撸起袖子加油幹”,國家檔案局加快推進數字檔案室試點工作,增加業務培訓和交流,繼續完善相關法規標准,並積極將數字檔案室建設列入國家信息化整體規劃;一些省檔案局發布了本地區數字檔案室建設規劃和評價辦法,積極鼓勵有條件的單位開展數字檔案室建設,培養不同層次的發展梯隊,先進帶動後進,實現滾動發展、全面發展;一些中央國家機關檔案部門積極發揮作用,推動本單位檔案信息化工作,在本單位信息系統建設時及時跟進、前期介入,對電子文件的形成、辦理、歸檔及電子檔案保管、利用、銷毀等提出要求,確保電子檔案資源的齊全、完整、真實和有效;一些機關根據自身實際情況進行分階段建設,首先保證機關産生的電子文件按要求進行歸檔,並對電子檔案進行有效管理,在此基礎上,按照《指南》和《評價辦法》的要求進行逐步完善。

    數字檔案室是機關檔案工作的2.0版,是未來機關檔案工作的主要形式,是機關檔案工作從後置性工作向前沿性業務轉變的關鍵。我們就要以“逢山開路,遇水架橋”的勇氣積極做好數字檔案室建設,推動機關檔案工作的轉型升級。

快速發展的檔案館庫建設

    劉登慶

    保護檔案的安全完整是檔案館的基本職能,各級各類檔案館爲改善檔案保管條件,多年來一直堅持不懈地致力于館庫建設。我國各級各類檔案館大多數建于20世紀五十年代末、六十年代初,當時正值國民經濟困難時期,檔案館庫房基本上是舊房舍改造或是一般性辦公用房,不僅面積小、條件差,而且有些年久失修、危及檔案的安全。

    黨的十一屆三中全會後到改革開放初期,即20世紀七十年代末和八十年代初,全國的檔案館庫建設迎來了一個快速發展期,長期難以解決的館庫問題開始逐步得到解決。當時普遍采取省、地、縣三級投資的辦法,各地檔案館建設相繼列入地方基建計劃,使檔案館庫破舊簡陋的狀況得到了極大改善。但是就全國來說,有相當多的地方還是利用不適宜保存檔案的舊房。各地有大量應接收進館的檔案由于沒有庫房而不能接收,庫房嚴重不足,已經影響了檔案館事業的發展。1985年,國家計委和國家檔案局聯合發出通知,要求地方各級政府把各級檔案館的基本建設納入地方基建計劃。這對各地檔案館庫建築是一個重要保證措施,這個時期新建的檔案館庫不僅數量有大幅增長,質量也有顯著提高。爲了使檔案館庫建設符合現代化的檔案保護要求,1985年,城鄉建設環境保護部和國家檔案局編制了《檔案館建築設計規範》,後于2010年進行了修訂並重新發布。這一文件成爲檔案館庫建設的主要標准之一。

    從改革開放初期到20世紀末期的20多年間,隨著改革開放的深入,全國各地檔案館建設也隨之穩步推進,尤其是經濟發展水平較高的東部地區,逐步建立起符合檔案安全保管要求的現代化檔案館。但是廣大中西部地區經濟發展水平相對滯後,一些地區存在檔案館無館庫或館庫已成爲危房的現象,還有一些檔案館由于建設年代久遠,面積狹小,設施設備的配置嚴重不足,不符合相關建設標准和規範的要求,無法履行正常接收檔案的職責,無法滿足檔案館“五位一體”功能的需要。

    爲解決中西部地區縣級綜合檔案館館庫面積不足、保管利用條件較差的問題,增強檔案館庫抗災能力,保障國家檔案資源的安全,2004年,國家檔案局開展對全國部分省的縣級綜合檔案館館庫狀況進行專題調研。2006年,國家檔案局向國家發展改革委報送了《中西部地區縣級國家綜合檔案館建設專項規劃》,建議國家發展改革委在中央財政允許的情況下,加大對中西部地區縣級檔案館館庫建設的支持力度。國家發展改革委對國家檔案局提出的《中西部地區縣級國家綜合檔案館專項規劃》表示支持。基于此,國家檔案局立即組織相關部門人員著手制定《檔案館建設標准》。經過一年多的緊張工作,2008年,建設部、國家發展改革委批准發布了《檔案館建設標准》。隨後,國家檔案局再次向國家發展改革委提出,要求啓動《中西部地區縣級綜合檔案館建設專項規劃》。

    經過進一步溝通協商,2009年6月,國家發展改革委辦公廳、國家檔案局辦公室聯合下發了《關于做好中西部地區縣級綜合檔案館建設規劃編制工作的通知》,各地開始陸續報送相關數據材料。隨後,國家檔案局組織專人按照通知要求,本著既嚴格標准又實事求是的原則對相關材料進行認真審核,並將審核意見及時反饋省級檔案行政管理部門,對大家反映的有關情況多次與國家發展改革委有關部門的同志進行反複溝通協商,最後形成《中西部地區縣級綜合檔案館建設規劃》(以下簡稱《規劃》)。2010年10月,《規劃》正式印發,我國中西部地區26個省(自治區、直轄市)及新疆生産建設兵團共計2066家縣級綜合檔案館的新建、改擴建工作納入《規劃》,這是新中國檔案事業發展史上具有裏程碑意義的一件大事。

    截止到2018年,中央共下達資金總計65億元支持了1400多個縣級綜合檔案館建設。按照中央關于檔案館建設是地方事權的要求,各級地方政府也加大投入,地方配套資金足額到位,中西部縣級綜合檔案館館庫建設進展順利。

    《規劃》的實施使中西部地區縣級綜合檔案館館庫建設發生了質的飛躍,達到《檔案館建設標准》和《檔案館建築設計規範》的基本要求,滿足履行《中華人民共和國檔案法》法定職責的基本需要。制約中西部地區縣級檔案館事業發展的瓶頸問題從根本上得到解決,爲全面建立“三個體系”,實現“五位一體”功能,更好地服務黨和國家中心工作、服務民生、服務人民群衆打下堅實的基礎。檔案館是我國檔案事業的主體,也是決定檔案事業發展水平的重要方面。隨著檔案館新館的建成和投入使用,中央投資的良好效益已顯著呈現。新的檔案館庫房普遍安裝了安全和消防設施,消除了檔案安全隱患,檔案安全有了可靠保障,近2000萬卷長期散存于各個形成單位無法接收進館的檔案得到接收和妥善保管。他們利用豐富的檔案資源和充足的檔案利用場所,積極爲各級領導和廣大群衆提供檔案利用與政府公開信息查閱服務,成爲黨委政府聯系人民群衆的橋梁和爲人民群衆落實各項惠民政策的助手。同時,他們還緊緊圍繞當地黨委政府中心工作積極舉辦檔案展覽,充分發揮了愛國主義教育基地的作用。檔案館必將在爲經濟建設、政治建設、文化建設和社會建設服務中迎來更加輝煌燦爛的明天。

中國特色專業檔案工作開創新局面

張華濱

    今年是改革开放40周年。40年来,经过档案人的不懈努力,我国专业档案管理制度不断完善,管理能力全面提升,服务水平显著增强,中国特色专业档案工作开创出新局面。

建章立制、依法管檔、科學管檔取得豐碩成果

    高度重視制度建設是中國特色專業檔案工作的鮮明特點。改革開放以來,我國專業檔案工作在工作機構、工作體制、管理方式等方面逐漸形成一套符合我國國情、體現我國制度優勢並被實踐證明行之有效的中國特色專業檔案管理模式。經過持續努力,我國專業檔案管理制度體系建設,特別是重點領域專業檔案建章立制工作取得明顯成效。據統計,1980年以來國家檔案局聯合有關部委共印發40余部專業檔案管理制度,涵蓋教育、衛生、政法、民政、審計、測繪、商標、專項普查等衆多領域,對加強專業檔案規範化管理起到了重要基礎性、支撐性作用。黨的十八大以來,專業檔案制度體系建設步伐進一步加快,國家檔案局聯合審計署、民政部、最高人民法院、生態環境部、自然資源部等陸續出台了《審計機關審計檔案管理規定》《行政區域界線檔案管理規定》《訴訟檔案管理辦法》《農村五保供養檔案管理辦法》《國土資源業務檔案管理辦法》等一大批專業檔案管理制度,專業檔案制度化建設邁上一個新台階。同時,國家檔案局與時俱進,聯合有關部委對一些舊的專業檔案管理制度及時進行修訂完善,修訂了《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》《商標檔案管理辦法》等專業檔案管理制度。通過持續加強專業檔案制度建設,我國專業檔案管理工作的科學化、制度化、規範化水平得到顯著提高。

服務黨和國家中心工作的作用日益發揮

    自覺圍繞黨和國家大局開展工作是中國特色專業檔案工作的突出亮點。改革開放以來,隨著專業檔案資源總量的大幅增長,專業檔案工作主動適應國家治理體系和治理能力現代化需要,及時轉變工作理念和工作思路,創新工作方式和工作方法,在服務黨和國家各項事業發展中發揮著越來越重要的作用。近年來,專業檔案在服務打贏決勝全面建成小康社會三大攻堅戰中日益發揮不可替代的作用。在服務國家精准扶貧戰略方面,我們深入貫徹落實習近平總書記關于做好扶貧開發工作的重要指示,充分發揮精准扶貧檔案在脫貧攻堅中的作用,與國務院扶貧辦聯合印發《關于做好精准扶貧檔案工作的意見》,制定《精准扶貧檔案管理辦法》。精准扶貧檔案工作機制不斷健全,精准扶貧檔案管理不斷規範,精准扶貧檔案工作的服務作用不斷發揮。在服務打贏汙染防治攻堅戰方面,我們以第二次全國汙染源普查和全國土壤詳查工作爲切入點,與生態環境部有關部門在深入調研基礎上及時出台《汙染源普查檔案管理辦法》《全國土壤汙染狀況詳查工作檔案管理辦法》,進一步規範汙染源普查檔案、全國土壤汙染狀況詳查工作檔案管理,切實發揮檔案在第二次全國汙染源普查、全國土壤狀況詳查工作全過程質量控制中的作用,對確保有關統計數據的全面、真實、准確起到十分重要的作用。同時,爲深入貫徹黨中央、國務院關于加強誠信建設的重大決策部署,我們正抓緊研究起草信用檔案工作意見,努力發揮誠信檔案在社會信用體系建設中的重要支撐作用。

保障民生、改善民生、服務民生的功能得到拓展

    保障民生、改善民生、服務民生是中國特色專業檔案工作的根本任務。民生之所需,就是檔案工作之所向。改革開放以來,我國各級專業主管部門在加強和創新社會管理工作中形成了數量衆多、種類繁雜的專業檔案。這些檔案是各項業務工作的真實記錄,是國家檔案資源的重要組成部分,是各級政府履行公共服務和社會管理職能的重要依據,更是保障人民群衆合法權益的有效法律憑證。如何管好用好這些事關民生的專業檔案,是專業檔案工作必須面對和解決的重要課題。近年來,各級專業檔案工作部門通過專業檔案登記備案、開展達標驗收、專項檢查、系統培訓等措施,著力抓好與人民群衆切身利益密切相關的社會保障、社會救助、婚姻、學籍、教育、醫療、食品藥品、環境監測、居民健康等重點領域民生專業檔案管理,爲維護人民群衆合法權益提供了有力保障。以社會保險業務檔案爲例,作爲世界上覆蓋人口最多的社會保險體系,我國的社會保險業務檔案涉及廣大人民群衆的切身利益,事關社會的和諧穩定。2009年7月,國家檔案局與人社部聯合發布了《社會保險業務檔案管理規定(試行)》,對規範社會保險檔案業務管理,維護社會保險業務檔案真實、完整和安全作出明確規定。爲確保這項規定得到有效實施,檔案部門與社保部門密切合作,共同組成全國社會保險業務檔案達標驗收領導小組,組織54個驗收小組開展了爲期3年的社會保險業務檔案達標驗收活動。經過持續努力,我國社會保險業務檔案規範化建設取得顯著成效,社會保險業務檔案管理制度基本健全,管理隊伍得以加強,管理經費有了保障,服務利用效果初顯。

在變革創新中實現快速發展

    與時俱進、改革創新是中國特色專業檔案工作最鮮明的時代特色。2011年,國家檔案局印發兩批《國家基本專業檔案目錄》,明確了各專業主管部門和各級檔案行政管理部門監管的重點項目。以《國家基本專業檔案目錄》爲依據,國家檔案局與各專業主管部門加快專業檔案規範化管理步伐,加大對專業檔案業務監督指導力度,推動專業檔案工作不斷向深入開展。近年來,隨著辦公自動化、政務服務網上辦公業務系統的快速發展,專業檔案電子化步伐加快。以不動産登記檔案、社會保險業務檔案、商標檔案等爲代表,我國專業檔案工作主動適應信息技術與經濟社會深度交融、數據成爲國家基礎性戰略資源的新形勢,積極進行轉型升級,推動電子化歸檔工作,著力打造“一站式”檔案信息資源共享服務系統。我們積極支持社會保險部門開展電子檔案示範點創建,吉林等地在電子檔案管理中率先實施“同步收集、同步著錄、同步掃描、在線歸檔”試點,實現紙電雙流程業務檔案數字化管理模式,業務流程不斷簡化,歸檔表格由原來71張減少至19張,在大大減少紙質檔案留存量的同時極大提升了檔案信息管理水平和利用效率。測繪檔案管理部門實施的“國家測繪成果檔案存儲與服務設施”國家重大項目,配備了1萬槽位大型近線磁帶庫、400TB在線雲存儲和容量7.5萬盤磁帶的離線存儲設備,研發了測繪地理信息檔案管理系統、虛擬庫房管理系統、歸檔質量檢查系統、檔案目錄發布系統等一整套檔案工作與服務系統,有力提升了測繪檔案的管理水平和服務能力,更好地滿足了新時期國家測繪工作需要。通過持續不斷的努力,我國專業檔案幹部隊伍整體素質有了顯著提升,專業檔案保管條件、管理水平、服務能力普遍得到有效提升。

    原载于《中国档案报》2018年10月22日 总第3287期 第三版